Políticas

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES CALIDAD GRAFICA S.A.

• 1. NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

De conformidad con lo dispuesto en la  Constitución Política, Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015, el Decreto 1078 de 2015, la Circular SIC 002 de 2015 y demás normas complementarias, se emite la presente política de tratamiento de la información, respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales de:

Razón Social: CALIDAD GRAFICA

NIT: 802013552-1

Domicilio principal: Calle Av. Circunvalar calle 110 N.º 6QSN -522 Parque Industrial Zona Express, Bodega 1 – Barranquilla – Colombia.

• 2. DEFINICIONES GENERALES

Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones: a. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. b. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. c. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. d. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.  e. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.  f. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.  g. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

• 3. FINALIDADES SEGÚN BASE DE DATOS

Los datos personales custodiados por CALIDAD GRAFICA S.A. en su condición de responsable del tratamiento, serán tratados cumpliendo los principios y regulaciones previstas en las leyes colombianas de conformidad con lo establecido en la ley 1581 de 2012 por la cual se expidió el Régimen General de Protección de Datos Personales, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que la complemente o modifique y serán tratados conforme las siguientes finalidades de carácter general para cada una de las bases de datos identificadas en el programa de protección de datos personales:

CALIDAD GRAFICA S.A. recopila datos de sus Clientes potenciales con los siguientes fines: a. Mantener y gestionar la información requerida para conservar la relación contractual y comercial.  b. La remisión de cualquier tipo de comunicación informativa, requerimiento de información o de cobro al cliente a través de los distintos canales previstos por CALIDAD GRAFICA S.A. c. Elaboración de estudios estadísticos, encuestas, análisis de tendencias del mercado, encuestas de satisfacción sobre los servicios prestados por CALIDAD GRAFICA S.A. d. Remisión de información y ofertas de productos y servicios de CALIDAD GRAFICA S.A. y sus posibles aliados, así como la realización de actividades de mercadeo y/o comercialización de servicios y/o productos a través de los distintos canales comerciales establecidos por CALIDAD GRAFICA S.A. (portafolio de servicio, correo electrónico, llamadas telefónicas, etc.) e. Segmentación de datos para ofertar nuevos servicios o productos que ofrece CALIDAD GRAFICA S.A. f. Exigir el cumplimiento de los contratos. g. Validar y entregar reportes de información comercial, tributaria y societaria. h. Validar, legalizar y constituir pólizas de seguros etc.

CALIDAD GRAFICA S.A. recopila datos de sus Aspirantes con los siguientes fines: a. Mantener un histórico de posibles empleados y contratistas independientes a contactar según necesidades de CALIDAD GRAFICA S.A. b. Identificarlo como aspirante y/o futuro empleado o contratista independiente, el cual podrá ser consultado o contactado por los distintos medios otorgados como Teléfonos fijos y móviles, correo electrónico, dirección física etc. c. Elaboración de estudios estadísticos, encuestas, análisis sobre la información recibida.

CALIDAD GRAFICA S.A. recopila datos de sus Empleados con los siguientes fines: a. Determinar la idoneidad de sus trabajadores para el desempeño de las funciones asignadas. b. Hacer seguimiento a su desempeño laboral c. Mantener evidencia del cumplimiento contractual d. Garantizar su protección, seguridad y control de acceso a través del uso de dispositivos biométricos, cámaras de video vigilancia y sistemas de seguridad y salud en el trabajo. e. Tener control de pagos salariales, seguridad social y parafiscales. f. Generar información a los organismos de control que lo requieran. g. Cumplir disposiciones legales, reglamentarias y/o regulatorias. h. Establecimiento de contrato y condiciones laborales del empleado. i. Evaluar las condiciones de salud del trabajador según las funciones que esté desempeñe como parte de su responsabilidad.

CALIDAD GRAFICA S.A. recopila datos de sus Proveedores de insumos y servicios con los siguientes fines: a. Pedir cotizaciones de servicios y productos. b. Verificar el envío y recibo de documentos. c. Actualizar la información de proveedor y contactos dentro de nuestras bases de datos 3 d. Pedir aclaraciones a las propuestas y/o Servicios e. Supervisar y hacer seguimiento a la correcta y debida ejecución de los contratos (sí aplica). f. Exigir el cumplimiento de los contratos. g. Efectuar reportes de información comercial, tributaria y societaria. h. Validar, legalizar y constituir pólizas de seguros etc.

CALIDAD GRAFICA S.A. recopila los registros fílmicos y huellas digitales de sus empleados y visitantes para los siguientes fines (seguridad): a. Como mecanismo de vigilancia, protección y seguridad de los objetos, la información y las personas que frecuentan las instalaciones. b. Para tener control de registro de ingreso de los funcionarios. c. Para tener acceso físico a las instalaciones de CALIDAD GRAFICA S.A.

CALIDAD GRAFICA S.A. recopila datos de sus miembros de Junta Directiva con los siguientes fines: a. Hacer las convocatorias a sesiones de junta directiva. b. Remitir información relevante para las sesiones de junta directiva. c. Inscribir en la Cámara de Comercio. d. Suscribir las actas de junta. DERECHOS DEL TITULAR Cualquier persona en su condición de titular o legítimamente autorizado, en relación con el tratamiento de sus datos personales tiene derecho a: a. Conocer, actualizar y ratificar sus datos personales ante CALIDAD GRAFICA S.A. b. Solicitar prueba de la autorización del tratamiento. c. Ser informado respecto al uso de los datos cuando no exista autorización previa. d. Presentar quejas ante CALIDAD GRAFICA S.A. o ante el organismo de control (SIC), e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de cualquiera de sus datos siempre y cuando el titular no tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

• 4. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

CALIDAD GRAFICA S.A. ha establecido como parte de su política de tratamiento de datos personales la adopción de los siguientes principios según lo establecido por la Ley1581 de protección de datos personales:  

a. Principio de legalidad: El tratamiento que se da a los datos personales está ajustado a los parámetros establecidos por Ley.

b. Principio de finalidad: Los datos personales objeto de tratamiento por parte CALIDAD GRAFICA S.A. serán utilizados únicamente con los fines anteriormente descritos.

c. Principio de transparencia: El responsable del Tratamiento garantiza los Derechos del titular en cualquier momento y sin restricciones de esta manera es de gran importancia informar claramente los datos que son recolectados y el tratamiento de los mismos.

d. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de CALIDAD GRAFICA S.A. cuenta con las medidas exigidas por la Ley según la calidad del dato y a fin de evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervienen en el Tratamiento de datos personales se encuentran obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por la Ley o por el titular de los datos.

f. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable, y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o induzcan a error.

g. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley y la Constitución Política. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.

• 5. RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL

Para el ejercicio del habeas data, el titular del dato personal o quien demuestre un legítimo interés conforme lo señalado en la normatividad vigente, podrá hacerlo mediante el único canal dispuesto por CALIDAD GRAFICA S.A. a través del correo electrónico infocalidadgrafica@gmail.com  estableciendo como título del mensaje “Protección de datos personales” Quien ejerza el habeas data deberá suministrar con precisión los datos de contacto solicitados para efecto de tramitar y atender su solicitud y desplegar las cargas para el ejercicio de sus derechos.

Recibida la solicitud de ejercicio de Habeas Data, CALIDAD GRAFICA S.A. dará respuesta en el término legal de quince (15) días hábiles, el cual podrá ser prorrogado por ocho (8) días adicionales, previa comunicación a quien ha ejercido este derecho.

El tratamiento de los datos personales que realiza CALIDAD GRAFICA S.A. conforme esta política, se hará con base a la norma, procedimientos e instructivos adoptados por esta empresa para el cumplimiento de la legislación aplicable a la protección de información personal.

• 6. MEDIDAS DE SEGURIDAD

Las medidas de seguridad adoptadas por CALIDAD GRAFICA S.A. sobre sus bases de datos se ajustan a las previstas en la Ley, con el fin de evitar accesos no autorizados, utilización, modificación, supresión, pérdida y/o utilización indebida de los datos personales. Todas las bases de datos, propiedad de CALIDAD GRAFICA S.A. cuentan con las medidas de seguridad básicas y necesarias requeridas para el acorde tratamiento de la información y tienen como premisa la gestión de información a través de los criterios de integridad, confidencialidad y disponibilidad.

• 7. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:

Todos los sujetos obligados a cumplir con esta política deben tener en cuenta que CALIDAD GRAFICA S.A. está comprometida con el cumplimiento de los deberes establecidos por la ley en este ámbito. Por lo tanto, lo cual le corresponde:

a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgad d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento e. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible; f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley k. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos l. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo m. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos; n. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. o. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

• 8. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA

La presente Política de Datos Personales rige a partir del 1 de julio de 2018. Los Datos Personales almacenados, utilizados o transmitidos permanecen en la Base de Datos de CALIDAD GRAFICA S.A. durante el lapso necesario para las finalidades mencionadas en esta Política.

Atentamente,

RAFAEL SALCEDO HERNANDEZ

Representante Legal

CALIDAD GRAFICA S.A.S